برنامه ریزی منابع سازمانی در سازمانهای بزرگ

برنامه‌ریزی منابع سازمانی ( Enterprise resource planning)  به اختصار ERP )) ، شامل طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی است که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می‌شود و تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم واحد جمع می‌کنند .

  ERP توسط برنامه‌های کاربردی که شامل چندین زیربرنامه کاربردی دیگر است پشتیبانی می‌شود بطوریکه فعالیت‌ها را در گستره واحدهای عملیاتی سازمان یکپارچه می‌سازد. این فعالیت‌ها می‌تواند بازهٔ وسیعی از مدیریت تولید، خرید قطعات، کنترل موجودی انبار، ارسال مواد به واحدهای تولیدی تا ردگیری سفارشات را شامل شود .  ERP همچنین می‌تواند زیر برنامه‌های کاربردی در زمینه مدیریت مالی و مدیریت منابع انسانی سازمان را هم در بر داشته باشد. در واقع ERP ، سامانه‌ای است که دارای اهداف، اجزا و محدوده مشخص و معینی است .

(Enterprise Resource Planning - ERP)  تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم واحد جمع می‌کنند. یک سیستم ERP از اجزای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری متعددی برای دست یابی به این مجموعه عظیم اطلاعات استفاده می‌کند. یک عامل کلیدی در بیشتر سیستم‌های (ERP) استفاده از پایگاه دادهٔ واحد به منظور ذخیره سازی داده برای واحدهای (Modules) مختلف سیستم است.

سیستم های ERP اصولاً باید حداقل شامل ویژگی های زیر باشند:

·         سیستمی یکپارچه که حداقل دو بخش مختلف یک شرکت و یا سازمان را بصورت یکنواخت و بدون نیاز به لینک چند نرم‌افزار پاسخ دهد.

·         سیستمی یکپارچه که به صورت آنلاین، بدون تکیه بر به روز رسانی تناوبی و replication اطلاعات را نگهداری میکند.

·     سیستمی با یک پایگاه داده مشترک، که تمام اطلاعات برنامه ها و ماژول های کاربردی در آن ذخیره شده و قابل استفاده در تمامی بخشهای سیستم میباشند.

·         سیستمی با نگاه مداوم و احساس یکنواخت در طول تمامی ماژولها

واژه ERP اصولاً بر سیستم‌هایی که به منظور برنامه‌ریزی استفاده از منابع فروش طراحی شده‌اند دلالت می‌کند. اگر چه واژه مشتق ERP ریشه در محیط مصنوعی دارد، استفاده امروزی از ERP حوزه‌های وسیع‌تری را شامل می‌شود. سیستم‌های ERP بر حسب نوع، تلاش می‌کنند که همهٔ فعالیت‌های یک پایگاه یا سازمان را تحت پوشش قرار دهند (صرف نظر از ساختار سازمانی). به علاوه ممکن است این نکته مورد توجه قرار گیرد که یک بستهٔ نرم‌افزاری عموماً به منظور فراهم اوردن کارایی در بسته‌ای خاص است. بسته‌ای که تحت پوشش دو سیستم یا بیشتر است. از نظر فنی، یک بسته نرم‌افزاری که فعالیت‌های حسابداری و صورت حساب (لیست پرداخت) را تدارک می‌بیند، یک بسته نرم‌افزاری ERP نامیده می‌شود. با این وجود، واژه (ERP) نوعاً برای کاربردهای بیشتر نیز به کار می‌رود. معرفی یک سیستم ERP به منظور جایگزین کردن دو یا چند کارکرد مستقل است، که این امر نیاز به ارتباط خارجی که قبلاً بین سیستم‌ها لازم بود را برطرف می‌سازد. همچنین مزایای دیگری را فراهم می‌کنند که ناشی از استاندارد سازی و نگهداشت پایین تر (یک سیستم به جای دو یا بیشتر) برای قابلیت گزارش دهی آسان تر ( مانند این همه داده‌ها که نوعاً در یک پایگاه داده نگهداری شود ) نمونه‌هایی برای سیستم ERP شامل می‌شود: تولید، ملزومات، واحد مالی، مدیریت روابط مشتری(CRM)، منابع انسانی ومدیریت انبارداری.

با توجهی عمیق تر به سیستم‌های ERP، یک عامل کلیدی جمع اوری داده از همهٔ بخش‌های یک سازمان است. برای عملی شدن آن، یک سیستم ERP نوعأ بر پایهٔ یک پایگاه داده خاص همراه با چندین واحد نرم‌افزاری است که عملکردهای مختلف یک سازمان را پوشش می‌دهد.برخی سازمان‌ها - نوعأ آنهایی که دارای مهارت‌های کافی IT برای ساخت محصولات نرم‌افزاری متعددی هستند- اجزای اجرایی یک سیستم ERP را انتخاب و ارتباط خارجی با دیگر سیستم‌ها را توسعه می‌دهند.

برای مثال HRM و سیستم‌های مالی ممکن است بهتر از SAP، S HRM  به نظر آیند و همین طور ممکن است سیستم‌های SAP، CRM  بهتر از معادل‌های PEOPLE SOFT به نظر آیند. در این مورد، سازمانها ممکن است خرید یک سیستم ERP را صحیح بدانند، اما ترجیح می‌دهند سیستم HRM و واحدهای مالی را بخرند و دیگر تقاضاهایشان را نیز از SAP تامین کنند.

این مسئله در بخش‌های تجاری خیلی رایج است، جایی که حتی یک کارخانه متوسط، یک محصول فروش مجزا دارددر نتیجه یک سری کارکردهای تخصصی لازم است برای کارکردن با تجهیزات تجارت مانند مدیریت انبارداری، فهرست کارکنان، تبلیغات و محاسبات.

به طور ایده‌آل یک ERP یک پایگاه داده خاص را در بر دارد که شامل همهٔ داده‌های لازم برای واحدهای نرم‌افزاری است :

·         ساخت وتولید

مهندسی، هزینهٔ مواد، برنامه و جدول زمانی، ظرفیت، مدیریت کارکنان، کنترل کیفیت، مدیریت هزینه‌ها، فرایندهای ساخت و تولید، پروژه‌های ساخت، جریان تولید.

·         مدیریت زنجیره‌ای ملزومات

صورت موجودی، خرید، ترکیب محصولات، برنامه‌ریزی ملزومات.

·         مالی

جدول زمانی تقاضاها، تفتیش یا بازرسی کالا، مطالبات، حق کمیسیون، مدیریت نقدینگی، پرداخت صورتحسابها، دریافت صورت حساب‌ها، دارایی‌های ثابت.

·         پروژه

هزینه، ساخت، زمان و هزینه، مدیریت فعالیت‌ها.

·         منابع انسانی

پرداخت، آموزش، زمان و رسیدگی، سود و مزایا.

فروش و بازار، کمیسیون(حق‌العمل)، خدمات، ارتباط با مشتری، حمایت مرکز تلفنی.

·         انبار داده ها

ارتباط مختلف SELF_SERVICE برای مشتری‌ها، متقاضیان و کارمندان.

ERP  واژه‌ای است که از برنامهٔ تجهیزات موادMRP  (marginal revenue product) ریشه می‌گیرد.   سیستم‌های ERP برحسب نوع، با تولید ، محاسبات، توزیع، سیاهه، حمل و نقل (فرستادن کالا)، فاکتور نویسی وحسابداری برای یک کارخانه سرو کار دارند. نرم‌افزار ERP می‌تواند در کنترل فعالیت‌های اقتصادی زیادی مانند فروش، تجارت، تحویل، صورتحساب نویسی، تولید، مدیریت صورت موجودی، مدیریت کیفیت و مدیریت منابع انسانی کمک کند

 ERPها اغلب به نادرست سیستم‌های back office نامیده می‌شوند. سیستم‌های back office بر سیستم‌هایی دلالت می‌کند که در ان‌ها مشتری و عموم به طور مستقیم در گیر نیستند. این سیستم‌ها در مقابل سیستم‌ها یی هستند که « front office » نامیده می‌شوند. مانند سیستم CRM (مدیریت روابط مشتری) که مستقیماً با مشتری‌ها یا سیستم‌های اقتصادی مانند دولت، ارتباط از راه دور، دارایی ، سیستم‌های مدیریت روابط متقاضیان و غیره سرو کار دارند.

همهٔ واحدهای کاربردی که در فعالیت یا تولید درگیرند در یک سیستم ERP جمع شده‌اند. که علاوه بر تولید، انبارداری، محاسبات و اطلاعات فنی، موارد زیر را در بر می‌گیرد:

در واقع ERP نوعی مهندسی باز مؤلفه هاست .  . نرم‌افزار کاربردی سازمانی EAS (Emergency Alert System) نام جدیدی برای سیستم‌های ERP  سابق است که اغلب همهٔ جزهای تجارت (business) حسابداری، منابع انسانی، تجارت، مدیریت استراتژی را شامل می‌شود.

پیش از اینکه مفهوم سیستم هایERP  و ادارات داخل یک مؤسسه (برای مثال، ادارهٔ منابع انسانی (HR)، اداره حقوق بگیران(PR)  و اداره‌های مالی.) سیستم‌های کامپیوتری خاص خود را داشته باشند، سیستم کامپیوتریHR  ( که اغلب سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (Human Resources Management System)   HRMS یا سیستم اطلاعات منابع انسانی(Human Resources Information System)  HRIS نامیده می‌شود) به طور معمول اطلاعات داخل یک سازمان، ساختار گزارشی وجزئیات شخصی کارمندان را دربرمی گرفت. ادارهPR  نیز اطلاعات مربوط به صورت حساب‌ها را حساب وذخیره می‌نمود وادارات مالی نیزنقل وانتقالات مالی مؤسسات راذخیره می‌نمودند. هر سیستم مجبوربه اتکا به مجموعه‌ای ازداده‌های مشترک جهت تماس با یکدیگربودند. فرستادن اطلاعات درآمدها برایHRIS  به سیستمPR  نیازبه اختصاص دادن یک شمارهٔ کارمندی ومتوقف کردن پارازیت‌های میان دوسیستم جهت شناسایی دقیق یک کارمند دارد. سیستم مالی علاقه‌ای به سطح داده‌های کارمند نداشت، اما تنها هزینه‌های درست شده توسط سیستم های PR مانند: پرداخت‌های مالیاتی به مراجع ومقامات گوناگون، پرداخت‌ها جهت کارمندان و... به تامین کنندگان منفعت می‌رساند.این مسئله عوارض وگرفتاری‌ها را ایجاد می‌نمود. برای مثال، یک فرد بدون شمارهٔ کارمندی قادر به دریافت حقوق خود از سیستم لیست حقوقی نیست.

نرم‌افزارERP  در میان چیزهای دیگر، داده‌های سابق تقاضانامه‌های مجزا را ترکیب می‌کنند.این مسئله باعث از بین رفتن نگرانی حاصل ازنگهداری درزمان انطباق دربرابرسیستم‌های چندگانه گردید.این تعداد کارهای تخصصی مورد نیاز؛ نرم‌افزاررا دریک سازمان بزرگ‌تراستاندارد کرده وکاهش داد.

بهترین شیوه‌های کارنیز تحقق بخشیدن به یک سیستم ERP است . در هنگام اجرای یک سیستم ERP، سازمان‌ها الزاماً مجبوربه انتخاب یکی راه ازبین  سفارش دادن ساخت نرم‌افزاریا اصلاح فرایندهای شغلی خود جهت تحویل بهترین کارکرد شیوهٔ کاربه نسخهٔ معمولی نرم‌افزاربودند.

معمولاً، واگذاری شیوهٔ کار به طور مفیدتری در سازمان‌های بزرگ و خصوصاً در جایی که درخواست پذیرش وجود داشته باشد، به کار می‌رود.مانند IFRS، ساربنز- آکسلی یا بیسل II یا جایی که فرایند مورد نظر یک محصول است مانند نقل وانتقال الکتریکی وجوه نقد. این مسئله بخاطر شیوهٔ توقیف و گزارش قانونی دادن یا رضایت از محصول است که فوراً می‌توان آن را در نرم‌افزار ERP تدوین کرد و سپس آن را با اطمینان در برابر شغل‌های چند گانهٔ دیگر که نیازهای یکسانی دارند، منعکس کرد.

جایی که یک پذیرش یا درخواست کالا فرایند شغل را استحکام بخشد، می‌تواند مورد بحث قرار گیرد که تعیین و بکارگیری بهترین شیوهٔ کار در واقع مزیت رقابت طلبانه را به وسیلهٔ همگن کردن مشغلهٔ کاری در قیاس با هر کس دیگر در این بخش از صنعت آن‌ها از بین می‌برد.

به دلیل حوزهٔ وسیع و گستردهٔ تقاضا در یک شغل، سیستم‌های نرم‌افزاری ERP معمولاً پیچیده بوده و عموماً تغییرات مهمی را بر تمرین‌های کاری کارکنان تحلیل می‌کند. تحقق بخشیدن به نرم‌افزارERP  در واقع یک مهارت درون سازمانی نیست، بنابراین حتی پروژه‌های کوچک‌تر اگر مشاوران متخصص در تحقق بخشیدن به ERP استخدام شوند تأثیر بسیار بیشتری بر روند هزینه‌ها خواهند داشت. مدت زمان انجام یک سیستم ERP به بزرگی پروژهٔ کاری، حوزهٔ تغییرات و میزان رضایت مشتری از گرفتن پروژه بستگی دارد. یک پروژهٔ کوچک (شرکتی با کمتر از ۱۰۰ کارمند) در حدود ۳ ماه برنامه‌ریزی و تحویل داده می‌شود، در حالی که انجام یک پروژهٔ چند کشوری و چند جایی سال‌ها وقت می‌برد.مهم‌ترین جنبهٔ هر اجرای ERP، گرفتن مالکیت پروژه توسط شرکتی است که محصول ERP را خریداری نموده‌است. برای اجرای سیستم‌های ERP، شرکت‌ها اغلب از شرکت‌های مشاور ثالث تقاضای کمک می‌کنند. این مؤسسه‌های بازرگانی در واقع ۳ محیط خدمات شغلی مهیا می‌کند: مشاوره، سفارش ساخت و حمایت خدمات پس از فروش ( مشورتی، پشتیبانی و ...).

تیم مشورتی در واقع مسئول نخستین اجرای ERP بوده وسپس با کارهای زیاد و آن سوی «go live» آن را با شرایط سازگاری می‌دهد. در واقع چنین سازگاری ای شامل : تعلیم اضافهٔ محصول، ایجاد آغازگران فرایند و جریان کار با نظر متخصص دربارهٔ چگونگی بهبود استفادهٔ ERP در مشاغل، بهینه سازی سیستم و همکاری در نوشتن گزارش‌ها، استخراج داده‌های پیچیده یا بکارگیری شعور کاری. تیم مشاوره همچنین مسئول برنامه‌ریزی و آزمایش مشترک طرح هستند. این یک بخش بحرانی پروژه بوده و قسمتی است که عموماً به آن بی توجهی می‌شود.

مشاوره برای یک پروژهٔ عظیم ERP مستلزم ۳ مرحله‌است: معماری سیستم، مشاورهٔ فرایند شغلی(در درجهٔ اول دوباره مهندسی کردن) و مشاورهٔ فنی(در درجهٔ اول برنامه‌ریزی و فعالیت پیکربندی ابزار).یک معمار سیستم، کل جریان داده‌ها را برای مؤسسه که شامل برنامهٔ جریان داده‌های آینده‌است را طراحی می‌کند. یک مشاورکاری، فرایندهای کاری اخیر یک سازمان را مطالعه کرده و آن‌ها را با فرایندهای همانند در سیستم ERP تطبیق می‌دهد. بدین ترتیب سیستم ERP باتوجه به احتیاجات سازمان طراحی می‌شود. مشاورهٔ فنی اغلب مستلزم برنامه‌ریزی است. بیشتر فروشندگان ERP اجازهٔ اصلاح نرم‌افزارشان را برای مناسب بودن جهت نیازهای کاری مشتریانشان را می‌دهند.

برای بیشتر شرکت‌های نیمه بزرگ، هزینهٔ اجرا حدوداً از قیمت رسمی و اعلام شده از سوی مجوزهای کاربر ERP تا دو برابر این مقدار رتبه بندی می‌شود(بستگی به سطح سفارشات ساخت مورد نیاز دارد).

شرکت‌های بزرگ و خصوصاً آنهایی که چند کشوری هستند، اغلب مقدار قابل ملاحظه‌ای بیشتر از مجوزهای کاربر در اجرای طرح خرج خواهند کرد.۳ تا ۵ برابر بیشتر چیزی غیر عادی برای یک اجرای (طرح) چند کشوری نیست.

ساخت سفارشی فرایند توسعه یا تغییردادن چگونگی کارکردسیستم به وسیلهٔ نوشتن رابطهای کاربر جدید و کد واقعی درخواست نامه‌است. چنین سفارش ساخت‌هایی در واقع نشان دهندهٔ تمرین‌های کاری محلی است که در حال حاضر در بین روتین‌های اصلی نرم‌افزار سیستم ERP وجود ندارند. نمونه‌هایی از چنین کدی شامل صورت‌های تازه شکل گرفته (رابطهای تحرک تا چند سال پیش غیر عادی بودند و در واقع سفارش داده می‌شوند) یا روبرو شدن با تقاضاهای ثالث (این سفارش ساخت «نان و کره» بوده و برای اجراهای بزرگ‌تر همانطور که در واقع چندین و چند سیستم فرعی که نرم‌افزارهای اصلی ERP باید با آن‌ها ارتباط برقرار کند) تیم خدمات شغلی نیز باید در هنگام به روز رسانی ERP تضمین کند که سفارشهای ساخت باانتشار جدید سازگارند. در بعضی موقعیت‌ها کارکرد رسیده از طریق یک سفارش ساخت قبلی متعاقباً به روتین‌های اصلی نرم‌افزار ERP ملحق شده و به مشتری اجازهٔ بازگشت به محصول استاندارد وسفارش ساخت را به طور کامل به عقب می‌راند را می‌دهد. سفارش دادن برای ساخت یک بستهٔ ERP می‌تواند بسیار گران و پیچیده‌است، زیرا بسیاری از بسته‌های ERP برای پشتیبانی از سفارش ساخت طراحی نشده‌اند. بنابراین بیشتر حرفه‌ها بهترین‌ها را در سیستم‌های ERP اکتسابی کار گذاشته شده‌اند. بعضی از بسته‌های ERP در گزارش‌ها وپرس و جوها بسیار معمولی هستند.چنین مشکلی سفارش‌های ساختی در همهٔ اجراها انتظار می‌رود.این مهم است که به یاد داشته باشیم که این بسته‌ها اغلب احساس خرید سومین «پلاگ اینز» که به خوبی با نرم‌افزار ERP شما رو به رو می‌شود را به جای احیای چرخ به شما می‌دهد.

کار ساخت سفارشی، معمولاً به عنوان توسعهٔ نرم‌افزار سفارشی وبر اساس یک زمان و یک سری مواد قبول می‌شود(به عهده گرفته می‌شود). بخاطر طبیعت کار سفارشی و جنبهٔ منحصربه‌فرد این کار، رایج است که به متخصص به ترتیب از $۲۰۰ به بالا برای هر ساعت از کارش پرداخت شود. همچنین در بسیاری از اوقات، کار ارائه شده به عنوان کار سفارشی تحت پوشش تفاهم نامهٔ حفاظت فروشندگان ERP (گارانتی) قرار ندارد. بنابراین هم‌زمان با این که معمولاً یک ضمانت نامهٔ ۹۰ روزه در برابر مشکلات نرم‌افزار در سفارشی وجود دارد. هیچ اجباری برای فروشندهٔ ERP جهت ضمانت کارکردن کد با به روزرسانی یا لحظهٔ انتشار بعدی محصول اصلی وجود ندارد. یک جنبهٔ اغلب فراموش شدهٔ ساخت سفارشی، مستندات وابسته‌است. هم‌زمان با این که مسئله می‌تواند مانند یک هزینهٔ قابل ملاحظه و گران برای پروژهٔ سفارشی باشد، این مهم است که شخصی مسئولیت ایجاد و استفادهٔ آزمایشی کاربر از مستندات را بر عهده گیرد. بدون شرح چگونگی استفادهٔ سفارش ساخت، زحمات به صورت گسترده‌ای هدر رفتند. همان طور که آموزش کارکنان جدید در تمرین‌های کاری که سفارش کار به آن‌ها محول می‌کند مشکل شده‌است.

وقتی سیستم شما اجرا شده‌است، شرکت مشاورمعمولاً وارد یک تفاهم نامهٔ حمایتی جهت همکاری با کارکنان شما برای ادامهٔ فعالیت نرم‌افزارERP دریک راه بهینه خواهد شد.برای به حداقل رساندن هزینه‌های اضافی ومنظورکردن واقع گرایی بیشتر، به احتیاجات واحدها به منظورثاثیرگرفتن ازERP(همان طورکه یک سرویس اضافه به مشتریان ارائه می‌شود)، اختیارایجادیک کمیته به سرپرستی مشاوربا استفاده ازمدیریت مشارکتانه را به آنها داده ودرطی مرحلهٔ طراحی رؤسای شرکت‌های مشتریان جهت ثاثیرگرفتن ازتغییرات داخل ERPها برای تامین دست‌ها درمدیریت وکنترل برنامه‌ریزی‌های درخواست‌ها، به یکدیگر نزدیک می‌شوند.این مسئله امکان طرح ریزی‌های بلند مدت مستقیم ودر جهت نیازهای مشتری را فراهم می‌کند؛ بدین ترتیب، به حداقل رسانیدن قطعات تبدیلی آینده(حداقل برای ۵سال اول اجرا مگر اینکه یک تشکیلات سازمانی- ساختاری، وسیع ومتحد برنامهٔ درگیری (دخالت)سیستم‌های مورد استفاده را تغییردهد)دررویکردی اختصاصی تربه نخستین تبدیل می‌باشد.

یک تفاهم نامهٔ حفاظت، درواقع همهٔ نسخه‌های جاری را مستقیماً برای شما تهیه می‌کند و(هردو) انتشارهای کوچک وبزرگ ومحتمل‌ترین به کارکنان شما اجازهٔ بالا بردن حمایت تماس‌ها را می‌دهد.ازآنجا که هیچ قیمت استانداردی برای این نوع تفاهم نامه وجود ندارد، آنها معمولاً بین ۱۵تا۲۰٪ لیست قیمت مجوزهای کاربرERPرا تشکیل می‌دهند.

درغیاب یک سیستمERP، یک تولید کنندهٔ بزرگ خود را درمیان سیلی ازتقاضاهای نرم‌افزار می‌بیند که هیچ یک با یکدیگرصحبت نکرده وبه طور مؤثر با یکدیگر روبه رو نشده‌اند.امور مهمی که نیاز به رودررویی با یکدیگردارند احتمالاً شامل این‌ها هستند:

مهندسی طراحی  (چگونگی ساخت محصول به بهترین نحوه)

دنباله گیری سفارش ازطرف پذیرش در اجرای پروژه

چرخهٔ درآمد   (ازصورت حساب تا دریافت صندوق(

مدیریت وابستگی‌های متقابل و پیچیدهٔ صورت حساب‌های مواد.

پی گیری مسابقه‌ای ۳جانبه میان خریداری سفارشات (چیزی که داده شده) رسید فهرست اموال (چیزی که رسیده‌است) وقیمت گذاری(چیزی که فروشنده فاکتورمیکند)حسابداری برای همهٔ این امورمهم، پی گیری درآمد، قیمت وسود درسطحی زیر، تغییرچگونگی ساخت یک محصول، درجزئیات مهندسی، واین چگونگی ساخت آن درحال حاضراست.زمان‌های تأثیرگذار می‌توانند درکنترل کردن زمانی که نقل وانتقال اطلاعات ازنسخهٔ قدیمی به نسخهٔ بعدی رخ خواهد داد، استفاده شوند.زمانی که برخی ازترکیبات اثرمی کنند، و زمانی که بعضی ادامه می‌یابند، درهردو، قسمتی از تغییرمی تواند شامل طبقه بندی کردن جهت شناسایی شماره‌های نسخه باشد.

امنیت کامپیوتر شامل یک  ERPبرای محافظت دربرابرجرائم خارجی، مانند جاسوسی صنعتی و جرائم داخلی مانند اختلاس هردو برنامه‌ریزی شده‌است.یک سناریوی مخلوط داده‌ها شاید با یک تروریست درگیرشود که یک صورت حساب مواد را تغییرمی دهد. بنابراین برای قراردادن سم درمحصولات غذایی، یا دیگر خرابکاری‌های عمومی.امنیت  ERP، به خوبی به جلوگیری کردن ازسؤ استفاده کمک می‌کنند.

بطور کلی موارد زیر از مزایای ERP هستند:

·         تسریع زمان پاسخ دهی اطلاعاتی

·         افزایش تعامل در سراسر سازمان

·         بهبود مدیریت چرخ سفارش

·         کاهش سیکل بستن حسابﻫﺎی مالی

·         بهبود تعامل با مشتریان

·         بهبود ارسال به موقع

·         بهبود تعامل با تامین کنندگان

·         کاهش هزینهﻫﺎی مستقیم عملیات

·         کاهش سطح موجودی

بسیاری ازمشکلاتی که سازمان‌ها با سیستم‌های ERPدارند ناشی ازکمبود سرمایه گذاری در کارآموزی خدمهٔ درگیربا مشکلات اما درحال پیشرفت است که شامل آن‌هایی می‌شود که تغییرات را اجرا وآزمایش می‌کنند ومانند یک کمبود سیاست واحد که ازدرستی داده‌ها درسیستم‌های ERPوچگونگی استفاده شدن آن حفاظت می‌کند.

محدودیت‌های ERP

شامل: موفقیت به مهارت وتجربهٔ نیروی کاربستگی دارد که شامل آموزش اینکه چگونه موجب کارکرد درست سیستم شویم؟! بسیاری از شرکت‌ها هزینه‌ها را به وسیلهٔ بریدن پرورش بودجه، بریده‌اند.تشکل‌های اقتصادی کوچک وخصوصی، اغلب فاقد سرمایهٔ کافی هستند، یعنی سیستمERP  آنها اغلب توسط خدمه‌ای با تحصیلات غیرکافی درکل ERPاجرا می‌شود. مانند مؤسسهٔ APICS که دربسته‌های فروش ویژهٔ ERPاستفاده می‌شود.تغییر وتبدیل خدمه؛ شرکت‌ها می‌توانند مدیران جدید وبدون تحصیلات رادر سیستم ERPشرکت استخدام نمایند

این مدیران باپیشنهاد تغییرات درآموزشهای کاری که با بهترین استفاده ازERPانتخاب شدهٔ شرکت همخوانی وانطباق ندارند را می‌دهند.سفارش ساخت نرم‌افزارERPمحدود است. بعضی ازسفارش‌های ساخت درگیرتعویض ساختارنرم‌افزارERPهستند که معمولاً اجازهٔ این کار را ندارند!

مهندسی دوبارهٔ فرایندهای شغلی به منظورهم اندازه کردن است، ندارد.صنعت که به‌وسیله سیستم ERPتعیین می‌شود، منجر به فقدان مزیت رقابت طلبی می‌شود.

نصب سیستم‌های ERP می توانند بسیارگران باشد که اغلب برای شرکت‌های چند ملیتی از  ۳۰۰۰۰ تا ۵۰۰۰۰۰۰۰۰  برآورد می‌شود.

فروشندگانERPمی توانند مبالغی پول برای تجدید سالانهٔ مجوزی که با اندازهٔ شرکت، استفادهٔ ERP  یا سود بخشی آن بی ارتباط است.

خدمهٔ پشتیبانی فنی اغلب به متقاضیانی پاسخ می‌دهند که برای ساختار یکی شدهٔ متقاضی نامناسب است.نگرانی‌های امنیتی کامپیوتر پیش می‌آیند.برای مثال درزمان آموزش چگونگی تغییرپایگاه داده‌ها به یک غیر برنامه نویس در شرکتی که به یک رد ممیزی از تغییرات نیاز دارد ودرزمان تحقق به بعضی از استانداردهای تنظیمیERP ها اغلب به عنوان نرم‌افزاری بسیار سخت وبسیار سازگاری با جریان ویژه کاروفرایند بعضی از شرکت‌ها دیده می‌شوند – ازآنها به عنوان یکی ازعوامل اصلی شکست آنها ذکر می‌شود.

سیستم هارا می‌توان به سختی استفاده کرد. سیستم‌ها بسیارمحدوداند واجازهٔ انعطاف زیاد دراجرا وکاربرد به آنها داده نمی‌شود. سیستم می‌تواند از شکل ((ضعیف‌ترین لینک)) آزار ببیند.

عدم کاردانی دریک سازمان یا به عنوان یکی از شرکا به شرکای دیگرتأثیرخواهد داشت. بسیاری ازلینک‌های کامل شده به دقت زیادی دردیگردرخواست‌ها برای کارکردی مؤثر احتیاج دارد.یک شرکت باید به کمترین استانداردها دست یابد، سپس به طور اضافه ((داده‌های کثیف)) اعتباربعضی تقاضانامه‌ها را کاهش می‌دهد.زمانی که یک سیستم تشکیل می‌شود، تعویض قیمت‌ها برای هریک ازشرکا بسیارسنگین است . (کاهش انعطاف وکنترل راهبردی درسطح مشترک)

محو کردن مرزهای شرکت می‌تواند باعث مشکلاتی در جوابگویی، خطوط مسئولیت و دلگرمی کارمند شود.

ایستادگی درتسهیم اطلاعات حساس درونی بین سازمان‌ها می‌تواند تأثیرنرم‌افزاررا کاهش دهد.

مشکلات سازش پذیری مکرراً با سیستم‌های باز ماندهٔ گوناگون وجود دارد. سیستم به نیازهای حقیقی مشتری ازنظرمهندسی وابسته ‌است.

APICS (Association for Operations Management)انجمنی برای مدیریت اجرایی(انجمن کنترل موجودی  و تولید )، این مؤسسه سازمانی برای سود بردن تحصیلات بین‌الملل، ارائهٔ گواهی برنامه‌ها، ابزارآموزش و فرصت‌های شبکه‌ای برای افزایش اجرای پروژه‌های کاری نیست. این سازما ن درسال ۱۹۵۷به عنوان تولید وفهرست کنترل اموال جامعهٔ آمریکا پایه گذاری شد ودرحال حاضرحدود ۷۷۰۰ کارمند منحصربه ‌فرد و واحد فعال در بیش از ۲۵۰۰۰سازمان درسراسرجهان دارد

 APICS برروی مدیریت اجرایی با عنوان میدان بررسی که روی طرح ریزی مؤثر، برنامه‌ریزی، استفاده وکنترل تولید یا سازمان خدمات متمرکز شده ودر غالب بررسیها ایدها و نظراتی ازمهندسی طرح، مهندسی صنعتی، سیستم‌های مدیریت اطلاعات، مدیریت کیفیت، مدیریت تولید، مدیریت صورت کالا، حسابداری وکارکردهای دیگر واحدها همان طور که آنها به سازمان تأثیر می‌گذارند.

فشاراصلی  APICS دانستن ، چگونگی بهبود منفعت‌های مشترک به ‌وسیلهٔ نابود کردن هزینه‌های پنهان است.برخلاف نظر بسیاری از شرکت‌های مشاور، این علم نه نیازی به افزایش قیمت در فروش‌ها ونه نیازی به اخراج کارمندان برای بهبود منفعت دارد.

 APICS به قدرت سیستم‌های مدیریت کاری رسیدگی می‌کند مانند  MRP، ERP   سروقت وبدون عیوب.