اتو ماسیون اداری با استفاده از امکانات ماکروسافت

تعریف جامع اتوماسیون اداری

یکی از معضلات کسب و کارهای امروزی انبوه مبادلات کاغذی (درون و برون سازمانی) است که میز کاری مدیران و پرسنل را همراه با انبوهی از اسناد کاغذی و نامه مواجه می کند.

نتیجه اهداف، اندیشه‌ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود. این اسناد که با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی می‌باشد که در دستیابی به اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیریهای استراتژیک محسوب می‌گردد.

در این میان پیگیری نامه ها و درخواست های کاغذی در این انبوه کاغذ همواره با مشکلاتی همراه است که ممکن است باعث نارضایتی کارمندان، مراجعه کنندگان و مشتریان شود.

راه حل های IT شاید انقلابی ترین راه کار برای حل این مشکلات باشد. به وسیله ی سیستم های اتوماسیون اداری ,  سند کاغذی به وسیله اسکنر، اسکن شده و به صورت الکترونیک وارد کارتابل الکترونیک کارمند مورد نظر می شود، شخص پس از ورود به کارتابل خود پس از بررسی نامه آن را پاراف کرده و در صورت نیاز آن را به کارتابل کارمند دیگری ارجاع می دهد و یا آن را به بایگانی (آرشیو) ارسال می کند.

برخی بخش‌های رایج سیستم‌های اتوماسیون اداری به شرح زیر است:

1.      درگاه سازمانی

2.      کارتابل پرسنل

3.      تقویم و برنامه ریزی روزانه

4.      سیستم روابط عمومی

5.      بایگانی و آرشیو اسناد

6.      موتور جستجوی اسناد تحت وب

7.      مدیریت فرآیندهای کسب و کار

8.      موتور گردش کار

9.      طـراح گردش کار

10.  مدیریت صورتجلسات

11.  مدیریت دبیرخانه

12.  ارجاع الکترونیکی

13.  کتابخانه الکترونیک

14.  سیستم کنترل رفت و آمد اشخاص

15.  پردازش تصویر - تشخیص حرکت توسط دوربین مدار بسته

16.  تلفن گویا

17.  اطلاع رسانی گویا

18.  داشبوردهای دیجیتال مدیریت استراتژیک سازمان

19.  مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه

20.  مدیریت ارسال و دریافت پیام چند رسانه‌ای

21.  مدیریت ارسال و دریافت فکس

22.  مدیریت ارسال و دریافت ایمیل

23.  دفترچه یادداشت روزانه

24.  گفتگو و تبادل پیغام

25.  مدیریت زمان‌بندی گزارش ها

26.  مدیریت و امنیت ۶ لایه

27.  گزارش ساز پویا

28.  تحلیل داده‌ها در کسب و کار هوشمند

29.  فرم ساز پویا

30.  دسترسی از راه دور به سیستم - تحت وب

---

بازگشت سرمایه نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

ارزش سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) خود را اندازه گیری کنید: نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یا مجموعه برنامه های کاربردی تجاری جزء اصلی از گروههای هستند که در  میان سازمانهای متوسط قرار گرفته اند تا به آنها در اداره مالی, اتوماتیک کردن فرآیندهائی مثل پرداخت و دریافت حساب و ایجاد گزارش, کمک کنند. اما زمانی که این شرکت ها می خواهند کارایی سیستم شان را اندازه گیری کنند, از مقاصدشان دور شده و از مسیر اصلی منحرف می شوند.اگر اتفاق مشابهی برای شرکت شما افتاد, شما تنها نیاز به یک نقشه بهتر دارید. در اینجا پیشنهادات تریش ساندرز (Trish Saunders) مطرح شده است. مرور کلی: هنگامیکه شرکت ها به اندازه کافی برای تحقیق, تحلیل و تایید نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) سرمایه و وقت صرف می کنند, آنها یک دید کلی از کارایی واقعی نرم افزار دارند و این یک اشتباه بزرگ است که تریشا تابز (Trisha Tubbs) مدیر منابع نرم افزاری شرکت سیاتل واشنگتن, متخصص ارزیابی نرم افزار آن را گوشزد کرده است. او می گوید برای بیشتر شرکت ها نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)  همه خصوصیات یک محصول مناسب را دارد اما اگر شما به دنبال یک معیار سنجش کارایی ویژه هستید تعیین کردن یک محصول که بتواند به شما در رسیدن به اهدافتان کمک کند, خیلی سخت است. تکنولوژی برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) بسیار گران است, اما ممکن است شما پس از دریافت ویژگی های حقیقی این نرم افزار, تعجب کنید که چرا بیشتر شرکت ها آن را بکارنمی گیرند. دلایلی وجود دارد که نشان می دهد دغدغه خاطر مدیران ارشد این است که آیا این پروژه انتظارات آنها را برآورده خواهد کرد یا نه, اگر این طور نباشد گویی آنها خود را به آتش انداخته اند اما بعد از اینکه به حقیقت می رسند, تا اندازه زیادی شگفت زده خواهند شد اما اغلب افراد قید استفاده از این نرم افزار را هم می زنند به دلیل اینکه هیچ کس نمی داند یک نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) موفق چیست! اگر شما هم مطمئن نیستید که نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست, تنها نخواهید ماند. پاسخ این سئوال بستگی دارد به اینکه چه کسی از شما سئوال پرسیده باشد. در یک سطح تکنولوژی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) بخش های یک شرکت و کارکردهای آن را به درون یک پایگاه داده در قالب یک برنامه واحد, یکپارچه کرده است, نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یک مرحله باارزش در پیشبرد کارایی های پیشرفته است بدلیل اینکه یکپارچگی, فرآیند تجاری را تسریع می کند. هر چند ممکن است یک مدیر منابع انسانی تعریفی متفاوت تر از برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) داشته باشد (مثل تفاوت در چگونگی برقراری ارتباط کارمندان با یکدیگر) اما به بن بست رسیدن در تعاریف, خارج از موضوع است. روشی که شما از آن برای ارزیابی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) استفاده می کنید, هر چه باشد باید دائما در میان سازمان, در مقاطع ویژه و پس از پیاده سازی دنبال شود, در غیر اینصورت تحلیل های شما از دست خواهد رفت. ارزیابی, به اندازه سازمان شما و عمق تغییرات نرم افزاری شما بستگی دارد. معمولا رسیدگی به امور باید در اواسط پیاده سازی و همینطور در سه مرحله از اجرا و هنگام تکمیل امور انجام شود سپس باید در وقفه های سه, شش و دوازده ماهه پیگیری های لازم را انجام دهید.   می خواهید بدانید چگونه ارزیابی موفقی خواهید داشت؟ ایده آل این است که پیش از پیاده سازی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یک نقشه سیستمی سطح بالا ایجاد کنید. تریشا پیشنهاد می کند نموداری از همه برنامه های کاربردی سیستم تهیه کنید و مطمئن شویدکه همه منابع اطلاعاتی و برنامه های کاربردی مستقل مثل صفحات گسترده مایکروسافت Excelو همه ارتباطات یکپارچه دستی و الکترونیکی را منظور کرده اید. شما اگر بدانید هر چیزی الان کجاست در صورتیکه به محیط نرم افزاری جدید وارد شوید می توانید نقشه های مشابهی تهیه کنید. او می گوید از این طریق شما می توانید تشخیص دهید که تفاوت های ویژه کجا اتفاق افتاده و سپس نقشه را به آدرس آنها گسترش دهید. معیارهای سنجش, ارزشیابی استاندارد بخصوص را در صنعت خود مستقر کنید: شما نمی توانید همه اخطار هائی را که تابز (Tubbs) مطرح کرده پوشش دهید. این کافی نیست که بگوئید"من می خواهم %10 پیشرفت در آن بخش بخصوص داشته باشم,این معیار واقعا معنی دار نیست". اجازه دهید اینطور فرض کنیم که  شما مدیر مرکز سرویس دهی به  مشتری فروشگاههای زنجیره ای مبلمان هستید.شما یک فهرست مشخص از قسمت هائی که نیاز مبرمی به پیشرفت دارند و یک فهرست بسیار طولانی از اموال متراکم و انباشته در اختیار دارید, چه برای خرده فروشان و چه برای توزیع کنندگان کلی _عمده فروشان)  از آنجا که به سرعت دوره فروش یک محصول به سر می رسد , ممکن است شما مجبور شوید قیمت آن محصول را , فقط برای تغییر مکان فهرست اموال پایین آورید. قبل از اینکه شما بتوانید سنجش رضایت بخشی از چگونگی مدیریت برنامه های کاربردی بر روی فهرست اموال داشته باشید, شما برای تغییر جهت دادن , متحول شدن کسب و کار نیاز به شناخت benchmark دارید. تا آنجا که می توانید اطلاعات بیشتری جمع آوری کنید. تابزمی گوید" شما می توانید اطلاعات مورد نیاز را از صنایع وابسته خریداری کنید حتی امکان گرفتن این اطلاعات از منابع دولتی هم وجود دارد." اگر هدف و معیار سنجش کارایی شما, بهبود در مدیریت فهرست اموال باشد و  برای اینکه بفهمید چگونه نرم افزار می تواند بدون اجرای استانداردها آماده شود,  شما بهbenchmark های ویژه نیاز خواهید داشت. در غیر اینصورت, حتی %20 پیشرفت در کارها توجه شما را جلب می کند, اما اگر رقبای شما پیشرفت بیشتری داشته باشند, نرم افزار شما آن چیزی نیست که مطابق میل و معیار مورد نظر شما باشد. یک رسیدگی با قاعده را اجرا کنید: شما مقداری هزینه صرف کرده اید, اکنون سئوالی به نظر شما می رسد:برنامه کاربردی من چطور و با چه معیاری ارزیابی می شود؟ فقط یک معیار باقاعده و اصولی بازگشت سرمایه (ROI) می تواند پاسخگوی شما باشد. برای موثر بودن داشتن یک تعهد همگانی و قوی برای رسیدگی به تکنولوژی که شامل مدیریت برتر بر روی کارها باشد, نیاز است. البته امکان خطر هم وجود دارد, هیچ کس بواقع متوجه نخواهد شد که آیا برنامه ارزیابی شده است یا نه؟  اما اگر بازرسان نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) شما فقط روی بهره وری تمرکز کنند مثل اینکه چند مرحله باید سپری بشود تا یک برچسب حمل کالا تکمیل شود,شما یک تصور صحیحی از بازگشت سرمایه (RIO) نخواهید داشت. رسیدگی همچنین باید روی نام کاربری (account) انجام شود تا بررسی شود که کارمندان به چه صورت با نرم افزار تعامل دارند.آیا به کارمندان کمک می کنید تا آنها احساس کنند که اختیار بیشتری برای انجام فعالیت های کلیدی دارند؟ چه کاری دقیقا انجام دادیدتا آنها احساس کنند به نرم افزار مسلط شده اند؟ چه کاری برای آسان کردن ارتباط آنها با همکاران,استفاده از اطلاعات مشترک و حل چالش ها کرده اید؟ سنجش این خصوصیات بسیار پیچیده است. بیشتر مشاوران ماهر, سنجش کاربران را بلافاصله پس از آموزش و شش ماه پس از آن انجام می دهند.   پرستون کامرون (Preston Cameron) مدیر اجرائی گروه مشاوران Oculus شرکت Mesa درArizona که روی پیاده سازی تمرکز کرده است معتقد است : به دقت گام برداشتن خیلی اهمیت دارد. او می گوید"مراقب باشید که چگونه از کارمندان سوال می کنیدکه به چه صورت آنها با نرم افزار تعامل دارند؟ " آنها بیشتر زمانی مایل به همکاری خواهند شد که بدانند با پاسخ هایشان با خشونت برخورد نخواهد شد. به کارمندان اطمینان خاطر بدهید که هدف شما از این سوالات فراهم کردن آموزش های اضافه یا بهبود شیوه عمل آنها در ورودی هایشان است, در غیر این صورت آنها ممکن است وسوسه شده و در میزان راحتیشان با نرم افزار اغراق کنند

---

اجزای کلیدی مدیریت محتوای سازمانی - قسمت چهارم

مدیریت کشف قانونی:  مزیت نگهداری اطلاعات (hold) برای پاسخگوئی به رویدادهائی مثل ادعاهای قانونی بوسیله از دور خارج کردن و کنار گذاشتن سیاست های منقضی از سوابق اختصاصی تعیین شده برای اطمینان از اینکه آنها را نمی توان به صورت دستی و اتوماتیکی در طول مدت عمر این رویداد پاک کرد, طراحی شده است. به صورت پیش فرض, هر منبع اطلاعاتی سوابق بوسیله یک لیست نگهداری اطلاعات (hold) در مورد هر بخش که مطابق با دستور مجزائی برای آن است, فراهم شده است. این لیست ابزارهائی برای جستجو و نگهداری سوابق مرتبط و بازدید از سوابقی که در حال حاضر در لیست هستند, انتشار یک لیست بعد از اینکه دستور لیست (hold order) قبل غیر فعال شد, دارد.   تصویر بالا یک لیست نگهداری اطلاعات (hold list) برای یک ادعای قانونی مخصوص را نشان می دهد. اعمال رسیدگی و تهیه گزارش از منابع اطلاعاتی: در راهکار مدیریت سوابق مایکروسافت,سیاست رسیدگی و بررسی به صورت پیش فرض روشن است و سوابق از مدیریت اسناد به تاریخچه رسیدگی آورده می شوند. گزارشات اعمال سیاست که بر اساس برنامه آفیس Excel 2007 کار می کند, وضعیت کنونی برنامه مدیریت سوابق را که شامل لیست هائی از مجموعه کامل انواع سوابق به صورت تعریف شده در منابع اطلاعاتی سوابق و تعداد و درصد ارتباط با هر کدام از داده ها است را خلاصه سازی می کند. مدیر سوابق می تواند از هر گزارش بازدید کرده و تائید کند که آیا نحوه اعمال کنونی سیاست ها در راستای انتظارات است یا خیر؟ بایگانی و آرشیو پیام ها: برای سازمان هائی با کمتر از  5000کاربر, Exchange Hosted Archive یک دسترسی جایگزین را ارائه می دهد که در آن راهکار بایگانی و آرشیو اسناد به صورت یک سرویس بیان می شود. این سرویس بدون نیاز به هزینه اضافی نرم افزار و سخت افزار برای مشتری ارائه می شود. بعلاوه, راهکار مبتنی بر سرویس(service-based)  مسئولیت پشتیبانی از برنامه های کاربردی را به جای مراجعه به کارمندان عضو گروه فن آوری اطلاعات (IT) به مایکروسافت واگذار می کنند,به هزینه کمتر برای مشتریان سازمان و استفاده بهتر از منابعIT منجر خواهد شد. Exchange Hosted Archive از هر پیام کپی هائی تهیه کرده و بدون انجام هیچ مرحله پنهانی آنها را ضبط می کند, بنابراین آنها فورا بایگانی و فهرست می شوند. نکته مهم این است که,امکانات کافی برای بایگانی ایجاد شده که بسیاری از نیازها را برای یک راهکار بایگانی پیام به صورت موثر, فراهم کرده است. Exchange Hosted Archive برای سرویس های پیام فوری مثل فیلتر کردن پیام های درخواست نشده (spam), اسکن ویروس و اعمال سیاست در نظر گرفته شده است,  که تضمین می کند فقط پیام های قانونی و بدون اشکال در بایگانی ذخیره و به سیستم پست الکترونیک سازمان فرستاده می شوند. نمودار پایین که چگونگی ارتباط Exchange Hosted Archive با سرویس Exchange Hosted Filtering را نشان می دهد, اینکه چگونه Exchange Hosted Filtering پیام ها را بعد از عبور کردن از میان و در خلاف جریان پیام های درخواست نشده(spam) , ویروس ها و فیلترها , کپی و آرشیو می کند: Exchange Hosted Archive پیام های جاری “in stream” را ضبط می کند و اجازه می دهد  عمل فیلتر کردن پیام های درخواست نشده (spam), اسکن ویروس و اعمال سیاست قبل از بایگانی, بهبود اثر عملیات بایگانی و پاک کردن محتویات ناخواسته از آرشیو اجرا شوند. رسیدگی های راهنمائی و بازدید مراحل ضروری در فرآیند پذیرش تنظیمی است.

---

ارائه یک راهکار مدیریت محتوای سازمانی یکپارچه

فلسفه طراحی Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی مایکروسافت,ایجاد یک راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی یکپارچه بر مبنای چارچوب های کاری اجزاء و تکنولوژی های متداول بوده است وبرای حجم پذیر بودن, سازگاری داخلی با دیگر برنامه های کاربردی و پایداری طراحی شده است. علاوه بر این, یک زیر ساخت متحد ذخیره سازی برای ذخیره مدل های Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی از همه اشکال و اندازه ها شامل اسناد, پیغام های پست الکترونیک, فرم ها, تصاویر, اشیاء محتوای وب, discussion thread ها, لیست ها, لینک های وب و ...را تدارک می بیند. وجود یک معماری واحد, یکپارچگی و پیوستگی را در میان اجزاء مختلف Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی را موجب می شود, پشتیبانی از افراد, تیم ا و واحدهای تجاری در میان اینترانت, اکسترانت و سایت های اینترنتی بدون نیاز به استفاده از سیستم های جداگانه برای این سناریوی های متفاوت را امکان پذیر می کند. توانائی های جدید می تواند تدریجا, به آسانی و بدون نیاز به طراحی دوباره زیر ساخت, به برنامه اضافه شود. کاربران می توانند مجددا از برنامه های کاربردی, کد, محتوای وب استفاده کنند و امکان گسترش متعارف و گسترش تجاری و گسترش برای توسعه دهندگان و IT کارهای حرفه ای, یکی پس از دیگری وجود خواهد داشت. همچنین گسترش سریع, هزینه آموزش پایین و حداقل وابستگی به اعضاء گروه IT برای گسترش و نگهداری از چندین راهکار را برای کارهای مختلف تجاری فراهم شده است. طراحی شده برای محیط های ناهمگون: توانائی برقراری ارتباط, همکاری و سازگاری داخلی با سیستم های گوناگون برای مشتریان,امروزه جزء فلسفه اصلی طراحی مایکروسافت است. مایکروسافت متعهد به گستردگی معماری است, خواه در میان API ها منتشر شده باشد برای یک فلسفه طراحی مبتنی بر پروتکل های معمول و استانداردهای open ای مثل XML و SMTP و یا پشتیبانی برای سرویس های وب (web service). با سخت افزار ,نرم افزار و محیط شبکه مشتری یکپارچه شده است و همیشه یک نیاز ضروری خواهد ماند. مایکروسافت تعهد کرده است , که تعدیل سرمایه های موجود IT را بوسیله فراهم کردن نقاط هماهنگ و “hooks” به منظور سازگاری داخلی با کاربران, امکان پذیر کرده است. البته مایکروسافت, برای یکپارچگی با برنامه های کاربردی متداول مثل SAP , به اضافه کردن Web Part های بزرگ در لیست Web Part ها ادامه خواهد داد, به همین خاطر Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی می تواند به سهولت, به هر جنبه ای از دنیای کاری سازمانی گسترده شود. طراحی شده برای توسعه پذیری: هنگامیکه تعهد ارائه یک مجموعه جامعی از قابلیت های خارج از محدوده Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی , توسط مایکروسافت داده شد, مشخص شدکه همه صنایع و سازمان ها نیازهای یکسانی دارند. به جای برخورد کردن با این نیازها به عنوان اقدامات بعدی, تیم ها در محصولات آفیس تلاش قابل توجهی را به فهم انواع نیازها و مناسب در آوردن توسعه پذیری محصولات برای پشتیبانی از آنها,اختصاص دادند. محدوده این توسعه پذیری از قابلیت ترکیب ساده توانائی های خارج از تصور, به سفارشی کردن نیازهای ویژه با استفاده از محیط های گسترش آشنا مثل مایکروسافت آفیس SharePointDesigner 2007 و مایکروسافت Visual Studio است. برای مثال, ایده اینکه با سندی که تاریخ اعتبار آن به اتمام رسید, چه کاری باید انجام شود برای یک مشتری با مشتری دیگر متفاوت است.   به جای ایجاد یک تصمیم گرافیکی غیر قابل انعطاف, مایکروسافت Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی با انقضای اسناد به صورت یک رویداد توسعه پذیر نگاه می کند. به طور مشابه, سازمان ها می توانند انواع مختلف محتوا, خط مشی ها و گردش های کاری شان را در میان چارچوب کاری مایکروسافت Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی که مناسب و سازگار با نیاز های فردی است, بسازند. بعلاوه مایکروسافت از روابط میان شرکا و فروشندگان نرم افزار مستقل(Independent Software Vendor(ISVs)) که برنامه های کاربردی و راهکارهائی را برای نیاز های بخصوص فراهم می کند,پشتیبانی می کند

---

خلاصه اجرایی مدیریت محتوای سازمانی

مدیریت محتوای سازمانی (Enterprise Content Management) یک استراتژی لازم الاجرا و یک تجربه عالی برای سازمان ها در گسترش حجم اطلاعاتی شان محسوب می شود, نیاز به متمایز کردن ایجاد و محافظت از دارائی های بزرگ و افزایش قوانین مورد نیاز برای دسترسی به سوابق قابل رسیدگی. در این مقاله, سازمان هائی که سیستم Enterprise Content Management را پیاده سازی کرده اند, در حال اجرای Enterprise Content Management  اند و یا سازمان هائی که به منظور بهبود مدیریت مفاهیم شان قصد تجدید نظر و بررسی دوباره بر  روی تجارب Enterprise Content Management شان را دارند, هدف قرار گرفته اند. این مقاله به بررسی وضعیت مفاهیم بی نظم و محتویات آشفته ای که در بسیاری از سازمان ها وجود دارد, می پردازد و یک نمایی از عوامل اصلی که برای سر و سامان دادن به این محتویات نا منظم نیاز است(مثل ملزومات قانونی و اهداف مدیریت اطلاعات که باید هنگام گسترش راهکارهای Enterprise Content Management  در نظر گرفته شوند) فراهم می کند. این مقاله همچنین به بازنگری چالش هائی که بیشتر سازمان ها با آنها مواجه هستند, مثل قابلیت دسترسی هر چه سریعتر به اطلاعات و آسان بودن این دسترسی برای همه کاربران در تمام سطوح و حفظ و نگهداری از اطلاعاتی که برای رسیدگی و نیل به اهداف پیچیده به آنها نیاز است, می پردازد. این چالش ها هم از لحاظ تکنولوژی و هم از دید رضایت کاربر (user-adoption) مورد مطالعه و بررسی قرار گرفته است. همچنین اهمیت پیاده سازی یک راهکار یکپارچه که نیاز های بخصوص در همه مناطق اصلیEnterprise Content Management  مثل (مدیریت سوابق, مدیریت اسناد, مدیریت محتوای وب و مدیریت فرم ها) را برآورده می کند, در نظر گرفته شده است. در نهایت این مقاله یک دید کلی از اینکه جگونه مایکروسافت توسط جدید ترین نسخه مایکروسافت آفیس SharePoint Server 2007به نوآوری در مدیریت محتوای سازمانی دست یافته است, ارائه می دهد. مایکروسافت آفیس SharePoint Server 2007 یک مجموعه گسترده ای ازتوانائی های Enterprise Content Management را, بر روی یک زیر ساخت واحد فراهم می کند که فعالیت های بسیار فشرده Enterprise Content Management و قابل دسترس بودن Enterprise Content Management برای هر کاربر اطلاعات در یک سازمان را برآورده می کند.

---

ده مزیت راهکار کنترل پروژه سازمانی مایکروسافت آفیس

راهکار کنترل پروژه های سازمانی (نرم افزار کنترل پروژه (EPM) )پروژه ای مشارکتی end-to-end ای است که در محیط های مدارک و اسناد مدیریتی (portfolio) اجرا می شود. نرم افزار کنترل پروژه (EPM) به سازمان شما کمک می کند تا بر روی همه کارها قابلیت دید , آگاهی و کنترل پیدا کنید و از این طریق تصمیم گیری های بیشتری انجام داده ,در راستای استراتژی های تجاری قرار گرفته ,بیشترین استفاده را از منابع انجام داده , ارزیابی های لازم را انجام داده و در نهایت به شما در افزایش کارایی به نحوه موثری کمک می کند.   1.پروسه های نظارتی را اتوماتیک و یکسان سازی کنید: به منظور کنترل بهتر امور در چرخه حیات پروژه , گردش های کاری چندگانه برای هر موضوع در پروژه تعریف کرده و آنها را از طرح به مرحله پیاده سازی ارسال کنید.نتیجه این کارصرف هزینه کمتر , دوره های زمانی کوتاه تر و کیفیت بهتراست. 2.همه سرمایه های به کار رفته را در یک منبع اطلاعاتی مرکزی ثبت و ضبط کنید: برای بهبود میدان دید و کنترل , سرمایه های تجاری و فن آوری اطلاعات (IT) را تثبیت کنید. نرم افزار کنترل پروژه (EPM) شما را قادر می سازد تا پروسه های قابل تکرار را در قالب الگوها اجرا کرده و از این طریق جمع آوری اطلاعات را در میان سازمان کاراتر و استاندارد کنید. متمرکز کردن داده در پروژه , تحلیل سرمایه ها , منابع و زمانبندی ها را آسان کنید , درست همانطور که روند دیگر داده ها و وضعیت گزارش های مفید را تسهیل کردید. 3. به استراتژی های تجاری اولویت داده و آنها را با سرمایه مقایسه کنید: برای تعریف و اولویت دادن به پروژه های تجاری از تکنیک های تجربه شده برای دوره های برنامه ریزی آینده ,دستیابی سریع به اهداف ضروری و همچنین ارزیابی کارآمدتر از رقبای سرمایه ای , از چند بعد استفاده کنید. 4.اسناد مدیریتی انتخاب شده را با استراتژی های تجاری تراز کنید: بهینه سازی را اجرا کنید , چه بسا طرح هائی را که برای یکی کردن , تعادل و انتخاب سند مدیریتی بهینه تحت نوسانات هزینه ای , محدودیتهای تجاری انتخاب می کنید بهترین اتحاد را با استراتژی های تجاری سازمان شما داشته باشند. از مزایای تکنیک های تحلیلی اسناد مدیریتی که به شناخت و شکست محدودیت هائی که از رسیدن سند مدیریتی به سرحد کارایی ممانعت می کند , بهره بگیرید. 5. منابع را به صورت کارآمدتری مدیریت کنید: در صورت تفهیم نشدن حجم کار در پروژه های بلند مدت , تجربه های شرکت از دوره های کوتاه مدت خارج از چرخه , هزینه های سربار , از دست رفتن دانش و تضعیف روحیه کارکنان , ناکافی خواهد بود. با ایجاد شفافیت در همه قراردادهای کاری و قابلیت های منابع آفیسProject Server 2007 , به شما کمک می شود تا در طرحی که برای منابع ایجاد کرده اید , استخدام نیروی جدید و منابع خارجی را با اهداف بلند مدت تجاری تراز کنید. 6. همکاری و هماهنگ سازی را به آسانی انجام دهید: مطمئن شوید که گروهها اهداف مشترک و کارهایشان را با یکدیگر به طرز کارآمدی به اشتراک می گذارند , این مسئله در هنگام بزرگ شدن سازمان از لحاظ جغرافیایی و تفاوت فرهنگی , بسیار حائز اهمیت است. دسترسی مبتنی بر وب سریع و بموقع به اطلاعات حساس تجاری که توسط نرم افزار کنترل پروژه (EPM) ذخیره می شوند به این معنی است که گروهها می توانند اطلاعات را به اشتراک گذاشته و همکاری آسانتری را با تکمیل وظایف و قابل حمل بودن آنها و تعدیل کردن فعالیت ها داشته و به سرعت با تغییرات و به روز رسانی ها منطبق شوند. 7. انجام اسناد مدیریتی را پیگیری و اندازه گیری کنید: پروژه ها , برنامه ها , بازدهی برنامه ها را در طول پروژه , به طرز کارآمدی پیگیری و اندازه گیری کنید تا قابلیت دید پیدا کرده و در تشخیص موارد بالقوه و تصمیم گیری ها بهتر عمل کنید. به شما اطمینان داده می شود که بیشترین برگشت سرمایه (ROI) و بهترین بازده قابل استفاده را داشته باشید. 8. بیشتر از تکنولوژی سرمایه موجود استفاده کنید: نرم افزار کنترل پروژه (EPM) بر اساس مایکروسافت SQL Server و سرویس های ویندوزSharePoint ساخته شده است , بنابراین شما می توانید در این تکنولوژی های مایکروسافت مهارت های بیشتری کسب کنید. نرم افزار کنترل پروژه (EPM) همچنین شامل تجمع با سیستم های مایکروسافت آفیس , برنامه های کاربردی ERP و زیر ساخت همکاری مایکروسافت است , این قابلیت به کاربران امکان تحویل داده ها به نرم افزار کنترل پروژه آفیس را هنگام کار با برنامه های آشنائی مثل Outlook یا SharePoint می دهد. 9. با برنامه های کاربردی تجاری تجمع تنگاتنگ دارد: رابط های برنامه نویسی کاربردی (API) های موجود در Project Server و Eventing Model از اساس گردش های کاری ویندوز و SDK به همراه نمونه های مرجع و ابزارهای دیگر پشتیبانی می کند و نرم افزار کنترل پروژه   (EPM) را انعطاف پذیر و زیر ساخت قابل گسترشی را برای اداره کارها در اختیار شما می گذارد. از رابط Project Server و سرویس های مبتنی بر رابط های برنامه نویسی کاربردی (API) برای تجمع کامل نرم افزار کنترل پروژه (EPM) با General Ledger , HR , ERP , CRM و برنامه های کاربردی تجاری , استفاده کنید. 10. تحقق سریع برگشت واقعی سرمایه: نرم افزار کنترل پروژه (EPM) یک راهکار مدیریت اسناد پروژه end-to-end را برای سازمان ها فراهم می کند. با توانایی افزایش بهره وری کارکنان , دوره های زمان کوتاه , کاهش هزینه و بهبود مدیریت زمان آفیس Project Server 2007 و کاربرانش یک برگشت سرمایه مثبت و مورد تایید را برای شما فراهم می کند. در مدیریت اسناد مدیریتی تکنولوژی اطلاعات (IT) , نرم افزار کنترل پروژه (EPM) می تواند هزینه را تا 2 درصد کاهش , بهره وری را از 20 تا 25 درصد افزایش و 10 تا 15 درصد از بودجه را به پروژه هائی که راهبردی تر هستند , منتقل کند. در توسعه و گردآوردی محصولات جدید تجاری , بهترین عملکرد استفاده و بکارگیری پروسه های سخت و تکنولوژی توسعه و جستجو وکار کردن روی فعالیت های تجاری است که می تواند زمان انجام پروژه را تا 30 درصد کاهش دهد.

---

ارزش تجاری پرتال SharePoint Portal

ارزش تجاری پرتال SharePoint Portal Server 2003 قسمت دوم ارگانها باید نرم افزارها را از جهات مختلفی برآورد کارآیی بکنند. نه تنها می بایست بررسی شود که آیا این نرم افزار خاص به ازای سرمایه گذاری مشخص کارآیی های لازم را دارا می باشد ، بلکه باید بررسی شود که آیا این نرم افزار در طولانی مدت نیز آیا می تواند جوابگوی اهداف یک صنعت و یا تجارت باشد یا نه. SharePoint Portal Server 2003 این نیاز را برآورده می سازد و بدین ترتیب است که با باز گذاردن دست تصمیم گیرندگان و دست اندرکاران در زمینه های مختلف ، اجزه تصمیم گیری سریع و بازده بالا را می دهد. SharePoint Portal Server 2003 ارزش فعالیت شرکتها را به طرق زیر افزایش می دهد ، اتصال جزایر اطلاعات به یکدیگر درگیر کردن و یکسو کردن نمونه ها و نرم افزارهای مختلف یک شرکت اجازه همکاری و درگیری بیشتر کاربران با سیستم جهت ارتقا کل مجموعه اتصال جزایر اطلاعاتی خیلی از ارگانها اطلاعات خود را در نقاط مختلف نگه داری می کنند ، اعم از فیلهای اشتراکی ، هارد دیسکهای مختلف و با فرمتهای مختلف در بانکهای اطلاعاتی مختلف. این اطلاعات ارزش بسیاری را در مورد اینکه یک شرکت و یا ارگان چگونه کار می کند و چگونه سیستم آن بهتر می شود را در خود دارد. کاربران لازم است که نقاط مختلفی را جستجو کنند تا به بخشی از این اطلاعات دسترسی پیدا کنند. این کار پیچیده است و اکثرا کاربران قبل از اینکه به نتیجه برسند از ادامه کار صرف نظر می کنند. برای بهبود این سیستم و افزایش کارآیی آن ، ارگانها باید یک نقطه مرکزی و واحد را جهت فراهم کردن دسترسی آسان برای کاربران فراهم کنند. با اتصال جزیره های اطلاعات که اکثرا جدا از یکدیگرند ، SharePoint Portal Server 2003 این قابلیت را به کاربران می دهد که از یک منبع جهت دسترسی به کل سیستم استفاده کنند. در چنین حالتی نتایج موثر تر و دقیق تر از قبل بوده ، تغییرات را سریعتر متوجه می شود و پاسخ سیستم به تغییرات بسیار سریعتر می باشد. اتصال فرایند های تجاری هیچ بخشی از یک تجارت در تنهایی و ایزوله بودن هدایت نمی شود و به تنهایی موفق نخواهد بود. با این حال نرم افزارهای بسیاری از پروتکل های اختصاصی استفاده می کنند ، با نرم افزارهای دیگر کار نمی کنند و مشخصات عبور خاص خود را جهت ورود به سیستم احتیاج دارند. امروزه تجارتها و صنایع مختلف به دنبال روشهای متعدد جهت به کارگیری منابع در راستای جمع آوری تمامی منابع شرکت در یک محیط واحد جهت کنترل دقیق تر و به اشتراک گذاردن راحتتر منابع و همچنین بدست آوردن آمار و نتایج صحیحتر. در اکثر مواقع این کار بدون تغییر منابع و سرمایه گذاری های گذشته ، امکان پذیر است. SharePoint Portal Server 2003 اکثر راه حل های کنونی و جدید تکنولوژی را پشتیبانی می کند. از آنها می توان .Net و XML را به اختصار نام برد. این تکنولوژی ها بستر را برای حضور نرم افزارهای دیگر آماده می کنند. با توجه به تکنولوژی "وارد کردن نام کابری یکباره" شما میتوانید کاربران خود را یکباره به تمامی منابع تعریف شده در سطح دسترسی آنها ارجاع دهید. این باعث می شود که پشتیبانی و خدمات برای نرم افزارهای مختلف آسانتر باشد و یک ارگان به راحتی بتواند راه حلهای گذشته را درون سیستم موجود جای داده و هزینه های قبلی از بین نرود. کمک به کاربران برای ارتباط اعضای تیم لازم است که با هم ارتباط برقرار کنند، فعالیت های خود را به اشتراک بگذارند و با هم کار کنند تا اینکه کارشان به خوبی انجام شود. علاوه بر اینها ،معمولا لازم است که اعضای تیم با افراد دیگری از دپارتمانهای دیگر و یا شرکت های دیگر وصل شوند برای اینکه فعالیت خود را انجام دهند. این کار سخت تری است هنگامی که این افراد در جاهای مختلفی حضور داشته باشند. SharePoint Portal Server 2003 به سازمانها کمک می کند تا افراد را بیابند، ارتباط برقرار کنند و کارها را با هم انجام دهند صرف نظر از اینکه افراد تیم در کجا باشند.  SharePoint Portal Server 2003 و Windows SharePoint Services تیم را با ابزارها و سرویس هایی مجهز می کند که بتوانند با هم ارتباط موثری داشته باشند، هم در فعالیت های جاری تیم و هم در پروژه ها و فعالیت هایی که پیش می آیند. SharePoint Portal Server 2003 ساختن و مدیریت سایتهای ارتباطی افراد و محیط های کاری سازمان را از طریق راحت تر کردن ارتباط های درون سازمانی بهبود می بخشد. قابلیت جستجو و ایندکس کردن در SharePoint Portal Server 2003 به شما کمک می کند که تیم و افرادی که اطلاعات مورد نیاز شما را دارند را به راحتی بیابید. در آخر، شما سازمانی خواهید داشت که بسیار از سازمان قبلی شما موثرتر و کارا تر خواهد بود که بهره وری و رضایت کارمندان افزایش خواهد یافت.

---

تقویت بهره وری کارمندان با ساده سازی پروسه های تجاری

با ساده کردن پروسه های تجاری روزمره , به کارمندان در افزایش بهره وری کمک کنید: الگو هائی از گردش های کاری (Workflow Template) در پرتال مایکروسافت آفیس SharePointServer 2007 تعبیه شده و از این طریق تصویب , بازبینی و دستیابی به پروسه های کاری برای شما فراهم شده است. شما می توانید در پرتال مایکروسافت آفیس SharePoint Server 2007 گردش های کاری سفارشی را ایجاد , نگهداری و تحلیل کرده و از این طریق پروسه های کاری اشتراکی را ساده کنید. فرم های الکترونیکی , بخش مکمل گردش های کاری سفارشی هستند که در InfoPath Forms Services وجود دارند. طراحی فرم های الکترونیکی را به InfoPath بسپارید و از این طریق جمع آوری و معتبر سازی اطلاعاتی را که در پروسه های تجاری شما در جریانند آسان کنید. شما می توانید از برنامه های کاربردی مایکروسافت آفیس client برای جمع آوری و معتبر سازی اطلاعات استفاده کنید.   بوسیله سرویس های InfoPath Forms فرم های مبتنی بر مرورگر ایجاد کنید: سرویس های InfoPath Forms بخشی از پرتال مایکروسافت آفیس SharePoint server 2007 هستند که دسترسی شما را به سازمان هائی که از مایکروسافت آفیس InfoPath 2007 استفاده نمی کنند , گسترش می دهد. سرویس های InfoPath Forms به شما اجازه می دهند تا فرم ها را در یک مرورگر متداول و یا حتی دستگاههای موبایل مبتنی بر HTML , پر کنید. با پرتال آفیس SharePoint Server 2007 شما می توانید: فرم ها را در قالبی که با تجارب کاربران سازگاری دارد , بدون توجه به اینکه آنها از این فرم ها در چه محلی استفاده می کنند , تحویل دهید. آفیس InfoPath 2007 تحویل فرم های آسان برای استفاده را از طریق حرکت های قابل پیشگویی , مزیت Mouse over و معتبر سازی داده های تعبیه شده در خود کنترل می کند. فرم های InfoPath به جمع آوری و معتبر سازی داده هائی که در گردش های کاری شما در جریانند , می پردازد و از این طریق برنامه های کاربردی تجاری شما را ساده می کند. برای ساده کردن پروسه های تصویب , بازبینی و تهیه آرشیو از این پروسه ها , از الگوهای گردش کار اشتراکی تعبیه شده در برنامه استفاده کنید. برای ساخت گردش های کاری سفارشی از برنامه مایکروسافت آفیس SharePoint Designer 2007 که برنامه های کاربردی اشتراکی تعاملی ایجاد می کند , استفاده کنید. در این برنامه های کاربردی , یافتن مسیر اسناد برای بازبینی , تصویب و اعلام تذکرات از طریق پست الکترونیک (e-mail) به شرکا و آرشیو اسناد (برای پیوستن به ملزومات مطرح شده در خط مشی های سازمانی) به صورت اتوماتیکی انجام خواهد شد. گردش های کاری یکپارچه شده و پنل های اطلاعاتی اسناد در برنامه های کاربردی مایکروسافت آفیس client : در پرتال آفیس SharePoint Server 2007 شما می توانید با گردش های کاری که در برنامه های کاربردی مایکروسافت آفیس ایجاد کرده بودید ارتباط برقرار کرده و تعامل داشته باشید , همچنین شما می توانید به جمع آوری و معتبر سازی داده های پیچیده (Meta Data) ها از طریق پنل های اطلاعاتی اسناد , بپردازید.   آفیس SharePoint Server 2007 به شما کمک می کند: داده های پیچیده ای را که در سرویس های ویندوز SharePoint تعریف کرده بودید , بوسیله پنل های اطلاعاتی اسناد , جمع آوری کنید. داده های پیچیده ممکن است شامل وضعیت های گردش کاری , موعد مقرر شده برای اعتبار محتویات اسناد , مسیر دهی اطلاعات و یا دیگر مشخصات مرتبط با چرخه حیات اسناد باشند. پنل های اطلاعاتی سفارشی را ایجاد کنید که شامل قابلیت های با ارزشی از InfoPath هستند و نیز شامل ارتباطات داده ای , معتبر سازی داده ها , قالب های شرطی و استدلالهای تجاری و انواع دیگر کنترل ها می باشند. الگوهای اسناد با قابلیت مدیریت اسناد پیشرفته که مستقیما و به شیوه ای آسان و قابل فهم برای نویسندگان اسناد ساخته شده را گسترش دهید . گردش های کاری را مستقیما از طریق برنامه های کاربردی مایکروسافت آفیس Word 2007 ایجاد و تنظیم کنید.

---

مرور کلی بر سرویس sharepoint

مایکروسافت ویندوز SharePoint Services یک تکنولوژی چند منظوره است که سازمان ها و واحدهای تجاری در هر اندازه ای که باشند می توانند از آن برای افزایش بازدهی فرآیندهای تجاری و بهبود کارآیی گروههایشان استفاده کنند. با ابزارهائی که برای همکاری و همچنین نگهداشتن ارتباط اعضا با یکدیگر در میان محدوده های جغرافیایی در سرویس های ویندوز SharePoint  وجود دارد به افراد اجازه داده شده است تا به اطلاعاتی را که به آن نیاز دارند, دسترسی پیدا کنند. سرویس های ویندوز SharePoint بر اساس مایکروسافت ویندوز Server 2003 ایجاد شده اند,این سرویس ها یک زیر ساخت برای ایجاد برنامه های کاربردی تجاری مبتنی بر وب فراهم می کنند که به آسانی با نیازهای تجاری شما تغییر کرده, تطبیق داده شده و گسترش پیدا می کنند. کنترل های اجرائی قوی که بر روی مدیریت منابع و زیر ساخت های وب وجود دارد به اعضاء گروه فناوری اطلاعات (IT) راهی مقرون به صرفه برای پیاده سازی و اداره یک محیط همکاری با کارآیی بالا ارائه می دهد. با  وجودیک رابط مبتنی بر وب آشنا و به دلیل یکپارچگی نزدیک با ابزارهای روزمره ای مثل مایکروسافت آفیس, استفاده از سرویس های SharePoint آسان شده است, این سرویس ها می توانند به سرعت بکار گرفته شوند. به طرزی کارآمد و به آسانی همکاری کنید: سرویس های ویندوز SharePoint با نگهداشتن ارتباطات سودمند میان گروهها و فراهم کردن امکان دسترسی آسان کاربران به افراد, اسناد و اطلاعاتی که به آنها نیاز دارند, به افراد در اخذ تصمیمات آگاهانه و انجام کارها کمک می کنند. به اشتراک گذاری اسناد, پیگیری کارها, استفاده موثرتر و کاراتر از پست الکترونیک (e-mail)  و به اشتراک گذاری نظرات با پیشرفت های حاصل شده در سرویس های ویندوز SharePointآسان تر شده است. برای گروهها یک فضای کاری (workspace) واحد فراهم شده است تا زمانبندی ها, سازماندهی اسناد و شرکت در بحث ها چه در میان سازمان و چه در اکسترانت به صورت هماهنگ انجام شود. اسناد را به آسانی نوشته و مدیریت کنید و با توجه به ویژگی های پیشرفته ای مثل انتخاب موارد لازم برای بررسی صحت اسناد قبل از ویرایش, قابلیت تجدید نظر در نسخه های پیشین و امکان بازگرداندن آنها و قابلیت اعمال تدابیر امنیتی در اسناد که در سرویس های ویندوز SharePointوجود دارد, از صحت اسناد اطمینان حاصل کنید. با تنوع در مزایای ارتباطی مثل اطلاعیه ها, اخطارهای پیشرفته, سنجش ها وdiscussionboard ها به کاربران اجازه می دهد تا بدانند که در حال حاضر به انجام کدام کارها نیاز است و یا چه زمانی به تغییر سریع کارها و اسناد نیاز است, به افراد و گروهها کمک می کند تا همچنان به کارشان ادامه دهند. انجمن های خلاقی در جهت تحقق ایده مشکل گشایی گروهی (brainstorming) تدارک دیده شده است که جمع آوری آسان اطلاعات در یک قالب ساده برای ویرایش با الگوهای جدید, پیاده سازی وبلاگ ها و وب سایت هائی که می توانند به سرعت بوسیله اعضائی که دانش فنی لازم را ندارند, ویرایش شوند (wikis) را در اختیار شما می گذارند. تا هنگامیکه پشتیبانی های پیشرفته به صورت offline برای همزمان سازی در میان مایکروسافت آفیس Outlook 2007 وجود دارد کاربران می توانند برای مدیریت کتابخانه های اسناد,لیست ها, تقویم ها, تماس ها, وظایف و discussion board ها و همچنین برای همگام سازی تغییرات هنگام اتصال مجدد به شبکه, از مزایای سرویس های ویندوز SharePoint به صورتoffline استفاده کنند. به سرعت شروع کنید: توسط اجزاء توکار ویندوز Server 2003 , سرویس های ویندوز SharePoint پیاده سازی یک زیر ساخت قابل اعتماد و توانای همکاری را با حداقل هزینه و زحمت آسان کرده است. یکپارچگی نزدیک سرویس های ویندوز SharePoint با ابزارهای آشنا برای نوشتن, انتشار و سازماندهی و جستجوی اطلاعات مثل مایکروسافت آفیس به کاربران کمک می کند تا به سرعت به کارهایشان سر و سامان دهند. ایجاد و هدایت فضاهای کاری با رابط های کاربری اصلاح شده و ابزارهای ایجاد سایت, امکان استفاده آسان از الگوها و طرح های حرفه ای سایت (theme) و قابلیت چیدن دوباره دکمه های پیمایش در مرورگر, در سرویس های ویندوز SharePoint فراهم شده است. با وجود یکپارچگی میان سرویس های ویندوز SharePoint با ابزارهای سودمند آشنائی مثل ابزارهای موجود در مایکروسافت آفیس, کاربران می توانند در سایت های SharePoint به سرعت فضاهای کاری ایجاد کرده, اسناد را ویرایش و ارسال کنند, تقویم ها را دیده و به روز کنند, کار با همه این امکانات در میان فایل های مایکروسافت آفیس و برنامه ها امکان پذیر است. با یکپارچگی پیشرفته ای که سرویس های ویندوز SharePoint با مایکروسافت آفیس Outlook 2007 دارند به کاربران کمک می کنند تا تقویم ها, فعالیت ها, لیست های تماس, discussion board ها و قرار ملاقات ها, کارها و فعالیت هایشان را آسان تر پیگیری کنند . با الگوهای کاربردی جدید که طرح های سفارشی برای ساخت گردش های کاری (workflow) بر روی سرویس های ویندوز SharePoint به منظور ایجاد فرآیندهای تجاری بخصوص و یا کنار هم گذاشتن فعالیت های در اختیار شما گذاشته شده, فضاهای کاری خود را تغییر دهید. با حداقل زمان اجرا و حداقل زحمت, محیط همکاری را پیاده سازی کنید تا در برابر تغییر تنظیمات,قابل انعطاف باشد. بکارگیری یک زیر ساخت قابل مدیریت: بکارگیری سرویس های ویندوز  SharePoint  کنترل و پیشرفت امنیت داده های سازمانی و منابع اطلاعاتی را افزایش می دهد. وابستگی میان واحدهای تجاری اعضاء گروه فناوری اطلاعات که در ایجاد,پیاده سازی و تهیه نسخه پشتیبان از سایت به شرکت شما کمک می کنند را کاهش دهید. خواه شما یک همکار, صاحب سایت یا مدیر سرور باشید سرویس های ویندوز SharePoint کنترل اجرائی بهتری برای مدیریت محتوا, کاربران و سایت ها برای شما فراهم می کنند, بنابراین افراد و گروهها می توانند موثرتر و کارآتر فعالیت کنند. با کنترل اجرائی پیشرفته که موجب کاهش هزینه ها و پیچیدگی های مرتبط با ایجاد, مدیریت,فعالیت ها و تهیه نسخه پشتیبان و برگرداندن اطلاعات سایت می شود, امنیت اطلاعات تجاری خود را افزایش دهید. توسط سرویس های جدید و پیشرفته برای کنترل دسترسی به اطلاعات و تنظیم سیاست ها برای ایجاد سایت که به اعضاء گروه فناوری اطلاعات کنترل بهتر و امکان اجرای کامل امنیت در تمام سطوح را می دهد, کنترل بهتری را بر روی زیر ساخت سازمانی خود به اعضاء گروه فناوری اطلاعات بدهید. از آنجائی که همه پارامترهای امنیتی در گروه فناوری اطلاعات تنظیم شده است, مدیران سایت ها و گروهها اجازه دارند بدون اجرای مراحل امنیتی, فعالیت هایشان را اجرا و کنترل کنند, فضاهای کاری سلف سرویس ایجاد کرده و در مدیریت دسترسی دیگران, مشارکت  داشته باشند. با استفاده از مرورگر وب و یا دستورات خط فرمان (command line) به آسانی سرویس های ویندوز SharePoint را تنظیم و مدیریت کنید و با وجود چهارچوب کاری Microsoft.NET ,تنوع سفارشات و راهکار مدیریتی third-party در اختیار شما گذاشته شده است. برای برنامه های کاربردی مبتنی بر وب یک مبنا تهیه کنید: یک متخصص فناوری اطلاعات حرفه ای می تواند اساس سرویس های ویندوز SharePoint 3.0 را تغییر داده و  به منظور ایجاد ابزارهای مبتنی بر وب جدید و موثر و سرویس های ویژه برای سازمان, اعضاء, فرآیندهای تجاری و یا سلسله مراتب صنایع, آنها را گسترش دهد. در میان یک زیر ساخت قابل تغییر و قابل گسترش, شرکت ها می توانند میان این ابزارها و سرویس ها با برنامه های کاربردی موجود ارتباط ایجاد کرده و  از سرمایه های فناوری اطلاعات موجود و اطلاعات باارزش ذخیره شده در سیستم های پشتیبان (back-end system) به نفع خود بهره برداری کنند. با پشتیبانی از کتابخانه اسناد پیشرفته و منابع ذخیره اطلاعاتی مشترک برای ذخیره اسناد, اداره اسناد تجاری بسیار ساده تر شده است.