اتوماسیون

(Automation) ترکیبی است از دو کلمه "automatic" و "operation" و به معنی عمل کردن بدون عامل خارجی (انسان) یا با کمترین تاثیر عامل خارجی است. بعبارتی اتوماسیون یعنی خودکارشدن عملیات. خودکارسازی اداری مجموعه‌ای از روش‌ها برای ثبت و نمایش و مدیریت روندهای اداری , فنی و مالی میباشد. اغلب این راهکارها بر پایه این جمله بوجود آمده اند " انسان فکر کند، ماشین کار کند" اما با وجود گذشت سالها از بکارگیری نرم افزارهای مکانیزه اداری و مالی در سازمانها , هنوز امور اداری و دفتری و گردش اسناد اغلب به طریقه سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی غیر نیاز ، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی روش سنتی با نرم افزارهای یکپارچه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمانها میگردد. اتوماسیون اداری که دربرگیرنده سیستم های مالی , پرسنلی , اداری , بایگانی و فنی باشد و در یک مجموعه متمرکز و مرتبط قابل استفاده باشد سیستم ERP - Enterprise Resource Planning نیز میگویند. برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیتهای درون سازمانی یکی از مهمترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمانهای امروزی محسوب میشود تحقیقات گروه (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار) نشان می‌دهد سازمانهای سنتی حتی موسسات موفق و مطرح جامعه , عملا تنها از 30درصد منابع انسانی خود استفاده میکنند و از 70درصد دیگر غیر از اتلاف وقت و سربار هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود

اتواسیون اداری چیست؟

سیستم هایی که در آنها کار به دقت آنالیز می‌شود و کارهای تکراری یا کارهایی که توسط هوش مصنوعی نرم‌افزار قابل انجام است جدا شده و برای آنها نرم‌افزار یا سخت‌افزار خاصی طراحی می‌شود و سایر کارها که نیاز به هوش و قدرت تصمیم گیری انسانی دارد توسط انسان انجام می‌شود.

نگاه کلی به اتوماسیون اداری:

اتوماسیون اداری عبارت است از متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملا یکپارچه و آسان انجام پذیرد و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش های دست وپاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جوئی در زمان و مواداولیه مصرفی ایجاد شود.

حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از اموراداری ازعمده ترین ویژگی های به کارگیری اتوماسیون اداری است.

تعالی سازمان ها با اتوماسیون اداری:

امروزه مدیریت برگردش کار و مکاتبات اداری و همچنین مدیریت زمان در سازمان ها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است و استفاده ازروش های کند و مشکل ساز اداری غیرمکانیزه قابل قبول نمی باشد. حجم بالای اطلاعات و مکاتبات و دسترسی کند ، مسئولین و مدیران را که به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می دهند، به سوی اتوماسیون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است .

هر سازمانی برای انجام ماموریت و رسیدن به اهداف معینی تشکیل می‌گردد و این اهداف ، تعیین کننده فعالیتهای اساسی سازمان محسوب می‌شوند . با توجه به اینکه نتیجه اهداف ، اندیشه‌ها ، فعالیتها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود و این سوابق با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند ، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی می‌باشد که در تعالی اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیریهای استراتژیک محسوب می‌گردد. از این رو سیستم های مکانیزه ، قدمی در جهت تسریع امور و اطلاع رسانی مناسب بالاخص در کشورهای در حال توسعه به حساب می‌آیند و بجاست که موسسات و سازمانها و بخصوص ادارات دولتی با دیدی آینده نگر به این مهم اهتمام ورزند. اتوماسیون اداری ،بهترین ابزار برای رسیدن به راه کارهای مفید در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهینه از وقت در سازمان می باشد. راه حل های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسرمی سازد. دراین فرایند، حذف مکاتبات کاغذی ، صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان ، عملی می گردد.سیستم مکاتبات اداری به منظور مکانیزه نمودن مکاتبات در واحدهای مختلف اداری راه اندازی شده است. این سیستم مراحل مختلف گردش نامه از جمله نامه های ارسالی و دریافتی و کار با کارتابل های مختلف را انجام می دهد. هدف از پیاده سازی این سیستم ، یکپارچه سازی علمیات گردش نامه در ادارات ، حذف کاغذ ،امکان کنترل گردش نامه و بررسی موقعیت نامه در هر زمان، امکان پیگیری نامههای ارجاع داده شده و یافتن نقاط گلوگاه گردش نامه که موجب توقف احتمالی نامه شده است ،بایگانی الکترونیکی ، بهره گیری از امضاء دیجیتالی و کارتابل الکترونیکی می باشد.

بسیاری از تکنولوژی های جدید بر پایه این جمله بوجود آمده اند "انسان فکر کند، ماشین کار کند". ذهن انسان و برهمین اساس خود انسان از انجام کارهای جدید و یا فکر کردن بر روی راهکارهای جدید لذت می برد و از انجام کارهای تکراری گریزان است. امروزه تکنولوژی برای حل این مشکل به کمک انسان آمده است ، اما از طرف دیگر با وجود گذشت سالها از پیاده سازی انواع سیستمهای مکانیزه مالی و صنعتی در سازمانها و موسسات اقتصادی کشورمان، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریقه سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایشبوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستمهای مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمانها شده است.

گردش کار مکانیزه جایگزین گردش کار سنتی:

حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمانها و شرکت ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیتهای درون سازمانی یکی از مهمترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فن آوری اطلاعات در سازمانهای امروزی محسوب می‌شوند. هدف اصلی ای که برخی از صاحبان فکر و اندیشه در غرب دنبال می‌کنند ، توسعه انفجاری و غیر قابل تصور استعدادها و فرصتهای اقتصادی و اجتماعی خصوصا با تکیه بر سرمایه‌های حیاتی و تعیین کننده ، دانش اطلاعات و تکنولوژی است و این یعنی حداکثر بهره وری. تحقیقات گروه WFMC ( تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - 2006) نشان می‌دهد سازمانها و شرکت های سنتی در محصولات و خدمات خود عملا تنها از % 30 زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از % 70 زمان باقیماده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. این آمار حتی در شرکتها و بنگاه‌های اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال می‌کنند بصورتی واضح تر نمود پیدا می‌کند.

اتوماسیون صنعتی چیست ؟

توماسیون صنعتی به بهره گیری از رایانه ها بجای متصدیان انسانی برای کنترل دستگاه ها و فرایندهای صنعتی گفته میشود. اتوماسیون یک گام فراتر از مکانیزه کردن است . مکانیزه کردن به معنی فراهم کردن متصدیان انسانی با ابزار و دستگاه هایی است که ایشان را برای انجام بهتر کارشان یاری میرساند. نمایانترین و شناخته شده ترین بخش اتوماسیون صنعتی ربات های صنعتی هستند.